PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG

17/05/2009 09:08
 

1. Quản lý nhân sự

1.1 Mục tiêu

- Quản lý toàn bộ thông tin và quá trình hoạt động của Cán bộ - Công nhân viên.

- Theo dõi các quá trình đào tạo, ký kết hợp đồng, hạn hiệu lực hợp đồng, nâng lương, chuyển bộ phận, khen thưởng, kỹ luật ... của tất cả nhân viên trong công ty.

- Cung cấp các công cụ tổng hợp, phân tích dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng trong việc quản lý và xây dựng các chương trình nhân lực cho tổ chức.

 

1.2 Quản lý tuyển dụng

- Lập yêu cầu tuyển dụng: vị trí tuyển dụng, các điều kiện tuyển dụng như: trình độ, bằng cấp, kỹ năng, giới tính, thời gian làm việc, hình thức làm việc…

- Cập nhật thông tin về hồ sơ các ứng viên.

- Chọn lọc hồ sơ ứng viên theo các tiêu chí của yêu cầu tuyển dụng

- Kết quả phỏng vấn: cho phép phỏng vấn theo nhiều vòng, ghi nhận kết quản phỏng vấn, chuyển hồ sơ đạt qua hồ sơ nhân sự.

 

1.3 Quản lý thông tin và các quá trình hoạt động của CB – CNV

1.3.1  Quản lý thông tin cá nhân

  Quản lý hồ sơ nhân viên với hơn 50 các đề mục thông tin khác nhau:

- Sơ yếu lý lịch: mã số nhân viên, mã số thẻ nhân viên, họ và tên, hình ảnh nhân viên, giới tính, sức khỏe, ngày sinh, nơi sinh, nguyên quán, dân tộc, tôn giáo, quốc tịch, thành phần gia đình, địa chỉ thường trú, tạm trú, điện thoại liên hệ, tình trạng gia đình, các thông tin khác …

- Quản lý các loại giấy tờ: quản lý các loại giấy tờ cá nhân như: CMND, Sổ BHXH, Thẻ BHYT … và các loại giấy tờ khác do người dùng tự định nghĩa.

- Thông tin tại công ty: chức vụ, phòng ban, tổ, nhóm, bộ phận …

- Trình độ học vấn: bằng cấp, trình độ, chuyên ngành đào tạo, đơn vị đào tạo, trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học …

- Thông tin về gia đình: thông tin về thân nhân của nhân viên.

 

1.3.2  Quản lý thông tin công ty

- Quản lý thông tin đầu vào (cập nhật hồ sơ cán bộ): Sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động …

- Theo dõi các quá trình thử việc, đào tạo, hợp đồng lao động 1 năm, 3 năm và hợp đồng vô thời hạn.

- Theo dõi các quá trình công tác, nâng lương, thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ …

- Theo dõi quá trình đào tạo, học tập.

- Theo dõi quá trình khen thưởng, kỹ luật.

- Theo dõi việc cấp công cụ lao động (đồng phục, trang thiết bị phục vụ lao động).

- Theo dõi quá trình đánh giá nhân viên.

- Theo dõi tai nạn lao động.

- Báo cáo và yêu cầu phân tích thông tin: Các báo cáo về biên chế, hợp đồng; Các báo cáo về lương, quá trình lương; Các báo cáo thanh toán BHXH; Báo cáo chất lượng cán bộ - công nhân viên; Báo cáo quá trình hoạt động; quá trình công tác…

- Cho phép in tất cả các báo cáo mẫu biểu liên quan trực tiếp từ chương trình.

- Cho phép kết xuất kết quả truy vấn ra Excel.

 

1.4  Hệ thống báo cáo phục vụ quản lý

- Báo cáo danh sách nhân sự của toàn công ty.

- Báo cáo danh sách nhân sự theo từng phòng ban.

- Báo cáo tình hình khen thưởng kỹ luật theo từng phòng ban hoặc theo từng nhân viên trong công ty.

- Lên báo cáo theo dõi hợp đồng lao động.

- Báo cáo nhân sự sắp hết hạn HDLD.

- Báo cáo thống kê theo tuổi lao động: Cho phép người dùng lọc theo từng độ tuổi (dưới 18t, trên 18t…)

- Báo cáo thống kê theo trình độ của nhân sự.

- Báo cáo thống kê nhân viên Nam/Nữ: Phân tích theo ngành nghề, độ tuổi, trình độ…

- Báo cáo nhắc nhở sắp hết thời gian thử việc để người quản lý xem xét cân nhắc có ký HĐ hay không.

- Báo cáo thống kê nhận sự bị tai nạn lao động.

- Báo cáo thống kê quá trình nghỉ chế độ.

- Thống kê số ngày nghỉ trong 1 tháng và cả năm của nhân viên.

- Tự động thông báo ngày sinh nhật của nhân viên trong công ty khi người dùng log vào chương trình.

- Báo cáo tình hình biến động nhân sự trong công ty: Biến động tăng, biến động giảm và quá trình luân chuyển lao động giữa các phòng ban

- Báo cáo thông kê cấp công cụ lao động: đồng phục, các công cụ khác phục vụ lao động.

- Báo cáo nhân sự nghỉ việc.

- Cung cấp đầy đủ các báo cáo mới nhất về quản lý nhân sự theo qui định hiện hành của nhà nước (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc …).


 

2. Quản lý chấm công theo thời gian

2.1 Quản lý chấm công theo thời gian

- Khai báo và quản lý thời gian làm việc và thời gian nghỉ theo từng đối tượng lao động.

- Chấm công: Phần mềm cho phép chấm công theo một trong 3 phương án như sau:

o PA1: Chấm công trực tiếp trên phần mềm hoặc

o PA2: Chấm công bằng máy chấm công, sau đó lấy dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm thông qua file excel, mẫu mẫu file excel do phần mềm cung cấp.

o Chấm công bằng máy chấm công, phần mềm kết nối trực tiếp với máy chấm công để lấy dữ liệu chấm công. Đối với giải pháp này phần mềm tư vấn loại máy chấm công Ronald Jack (cụ thể là model Ronald Jack 3000TID-C).

- Hệ thống cho phép khai báo và chấm công linh hoạt ngày làm việc, ngày nghỉ lễ, tết.

- Thống kê các ngày lễ, phép trong năm của từng nhân viên.

- Quản lý và thống kê thời gian làm việc theo ngày/tuần/tháng/quý/năm theo từng bộ phận chi tiết cho từng đối tượng lao động.

- Lên bảng chấm công về số giờ làm việc của từng bộ phận hoặc của từng nhân viên trong công ty.

 

2.2. Quản lý tiền lương

- Khai báo công thức tính lương, bậc lương, hệ số lương và các khoản phụ cấp cho từng đối tượng CB – CNV. Import dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm thông qua file excel, dựa vào số liệu bảng chấm công, hệ số lương, ngày công…và công thức tính lương đã khai báo chương trình sẽ tiến hành tính lương cho các nhân viên từng phòng ban.

- Khai báo định mức lương làm ngoài giờ, lương làm ngày nghỉ lễ/tết (làm ngoài giờ ngày thường bằng 1.5, chủ nhật bằng 2.0, ngày lễ bằng 3.0.) và các khoản phụ cấp.

- Chấm công và tính lương trực tiếp từ chương trình.

- Quản lý và theo dõi các hình thức trả lương theo thời gian: ngày, tuần, tháng …

- Chương trình tự động tính thuế TNCN căn cứ theo mức lương từng người và số người được giảm trừ gia cảnh.

 

2.3. Hệ thống các báo cáo phục vụ quản lý

- Báo cáo chấm công: giờ vào giờ ra, đi trễ về sớm.

- Báo cáo thống kê số ngày công của nhân viên.

- Báo cáo thông kê số giờ tăng ca của nhân viên.

- Báo cáo lương thông kê toàn công ty/bộ phận/nhân viên.

- In bảng lương chi tiết và tổng hợp theo phòng ban, theo từng nhân viên hoặc theo toàn công ty.

- Theo dõi quá tình lương của các nhân viên trong toàn công ty.

- In bảng chấm công chi tiết của từng phòng ban trong công ty.

- In phiếu lương cho từng nhân viên theo mẫu do công ty cung cấp.

- Trích nộp và in các báo cáo BHXH, BHYT, KPCĐ theo qui định của nhà nước (Mẫu 2a, 3a).

- Cập nhật các chế độ quản lý thuế TNCN, trợ cấp thất nghiệp theo qui định mới nhất hiện nay: thông tư 84/2008/TT-BTC.